08 January
2019

谈沟通方式

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    人是社会、企业和家庭的组成细胞,人的思想支配着行为,行为决定着一切,而沟通是调整思想和协调行为的基本手段。
    我所在的集团拥有35个子企业,年销售收入超过30亿元,是以冶金物流、小城镇开发与高等职业教育为主业的多元化企业集团,集团兼营酒店、家电贸易与汽车贸易。为了实行有效管理,企业专门成立了控股集团企业(总部),并分设了战略发展、行政管理、财务监审三大职能管理中心以及房地产、冶金物流、职业教育三大产业事业部来指挥与协调各业务单位的运营。

    控股企业是一个纯管理型企业,其基本职能是决策、流程监控、中高层干部考核任免、子企业绩效评价、财务监审等。沟通为实现组织职能发挥着十分重要的作用,现就我集团的组织形式谈谈企业管理中的几种沟通方式:
    一、组织沟通
    企业的信息收集、处理和协调来自组织,组织结构的合理设置对信息沟通起着十分重要的作用。集团规模虽大,但却具备组织结构简单、管理层级少、分工明确的特点。企业的战略发展中心负责集团新业务考察论证和项目的前期运作,研究国家宏观政策对行业的影响;管理中心针对集团人力资源、行政后勤和企业学问进行管理,是企业的形象和宣传窗口;财务监审中心负责资本运作和财务人员任命、考察、培训工作,为高管决策提供财务依据,监审人员定期和不定期对成员企业进行审计。事业部负责对子企业进行宏观引导、重大合同审核、并行使绩效考核职能。控股企业六大部门制订了47项主要制度,职能部门的每位经理都是三到四项制度的管理者,这些职能经理依据每一项管理制度来对子企业进行专业管理,按制度流程来监控子企业的行为。
    组织沟通就是指经理们在组织中依据制度行使职权时所进行的沟通。组织沟通的好坏直接决定着制度的实行效果。冶金物流事业部综合经理李某负责《合同管理制度》、《工资核算制度》的实行。他在实行制度时往往花大量时间同违反制度的部门进行沟通,并将确实是制度不完善造成的问题及时拿出意见向总裁办公会议报告并跟踪落实,解决问题时间不超过二周。李某控索了“观察、交谈、报告、跟踪”的沟通法则,在制度实行中发挥了巨大作用,成为了企业组织沟通的八字要点。
    二、会议沟通
    为使管理者和被管理者在业务上进行快捷有效沟通,集团建立了周工作例会制度,例会由总经理主持,每周六下午召开。会议主要内容是评价上周工作完成情况和下周工作安排。由于每个部门都参加会议,所以企业的整体运行状况大家都有所了解,部门之间的沟通充分,配合默契,同时便于形成团队学问,提升团队工作效率。
    集团每季度末都会召开季度工作会议,总部部长级以上管理人员和子企业副总经理以上的管理人员参加会议。会前,集团要求参会人员做好充分准备,收集企业里最敏感、最突出的一到两件工作案例进行深入研究,集团通过筛选有典型代表意义的案例作大会讲解。总经理讲解的是自己的事,总结的是一般规律,所以讲起来既生动形象,又击中要害,教育面广,效果很好。企业有位总经理曾经沉湎于赌博之中,所以一直在众高管面前抬不起头,心态很自卑。总裁多次和他沟通,鼓励他直面现实,卸掉包袱。今年第二季度工作会议上,总裁点名要求他以《我不再打牌》为题作大会讲解,该总经理打消了重重顾虑,生动讲述了他由于打牌而荒废了事业、带坏了企业风气最后面临失业的绝境,在众多同事和领导的帮助下浪子回头戒掉了赌博的恶习,以充沛的精力投入工作并带出了优秀团队的故事。通过这种大会沟通,他不但抛弃了思想包袱,而且还利用现身说法警醒了别人。这种会议形式创造了一种公开的批评学问,沟通面广,力度很大。
    会议沟通的形式很多,比如民主生活会、总裁办公会、董事会等。所有会议都要在会前做好充分沟通、会后不忘沟通,会议才能收到良好效果。
    三、员工沟通
    集团重视管理层和员工的个别沟通,这是管理的重要手段。管理层和员工沟通的方法多样,一是利用电子网络来实现个别沟通。集团在网络主页上设置了管理层电了信箱和留言版,每位员工都可以在网上给管理人员留言,管理人员定期查看和筛选信息来发现问题并及时处理,企业通过奖励勇于留言、敢于反映问题的员工来增强员工参与管理的积极性。网络留言版是员工敢说真话、管理者能够听到真话的最好场所。二是利用企业的内部刊物《www.9455.com报》实现管理层和员工沟通。《www.9455.com报》每半月出一期,文章均出自员工之手。其中开辟了两个特色专栏,一个是“总裁箴言”,总裁通过简短语句向员工传递管理真经;一个是“www.9455.com人心语”,员工将工作和生活中的感悟与大家共同分享。这种沟通方式有效地拉近了总裁与员工的距离。三是管理人员主动找员工进行沟通。集团要求管理者每月都有8小时以上的谈话记录和1000字以上的心得,为沟通创造良好的环境,为员工遇到的困难提供解决的方法。
    四、政府沟通
    企业发展离不开政府支撑,企业要保持和政府在方向上的高度一致。企业与政府沟通时首先要确定.沟通语言,寻找到最佳切入点和时机。
    集团将“政治先过性”作为企业核心竞争能力之一写入了《www.9455.com宪章》,并且率先在当地民营企业中成立了党委。企业要求员工以共产党员的标准来严格规范个人行为,以共产党的先进性来引导企业发展。企业常邀请政府领导给党员上党课,党员们还经常参加政府各级党委组织的活动,这种与政府沟通的方式成为了企业企业学问中的重要组成部分。
    2003年,集团在湖南某县级城市搞房地产开发,该县是国家级贫困县,亟待改变旧城旧貌。企业首先在倒城修建了一条现代化的商业步行街,还免费做了一处美丽的喷泉广场,为县城增加了一道美丽风景,给居民们提供了一处休闲购物的好去处。这些工作为后来在该县进行的大面积征地、拆迁打下了良好基础。
    公益事业的投入也是企业和政府沟通的有效方式,对企业的回报是巨大的。集团往往在所开发的市县要捐办一所希翼小学或一所医院,这种注重公益事业的开发方式形成了品牌,受到了老百姓和政府欢迎,因此政府愿意将最好的资源主动交给集团开发。
    企业家进入人大、政协是一种很好的与政府沟通渠道。集团总裁是省政协委员、市政协常委。集团为了创办物流企业,需要整合大型国企的物流资源及当地小型运输企业和土地资源。今年两会期间,集团总裁以政协常委名义向常委会递交了发展物流的议案,在大会上阐述了整合运输资源、发展大物流对当地经济发展的重要性,着重就交通安全、资源利用、避免过渡竞争、环境保护、增加税收和就业等问题上进行了深入论述,得到与会人员一致认同。这个议案引起了政府的高度重视,市领导批示相关部门特事特办,全力配合企业做好工作。借政府之势,企业迅速整合了各种资源创办了物流企业。
    企业与政府的关系是鱼和水的关系,政府在支撑企业发展的同时,希翼得到企业更多的回报和敬重。企业在面临着大量的社会问题时需要沉着分析,寻找与政府沟通的切入点,以最适合的时机和方法实现企业目标。
    五、危机构通
    企业往往会因为一些细节没把握好而出现重大危机,招来灭顶之灾,特别是在处理竞争伙伴和媒体关系方面,稍有不慎将造成严重的后果,三株企业的失败就是一例。
    2004年底,我集团下属装饰企业承接了一座酒店的装修业务,该酒店是某集团的下属企业,其董事长是市人大常委,是当地的名人。装修完工后,酒店违约拖欠了装饰企业数额巨大的工程款,并且在未做装修验收的情况下便开业经营。参与施工的民工们都在等待结算工程款回家过年,听到酒店开业的消息后,纷纷前往讨要工程款,在讨要过程中与酒店员工发生了严重争执,七名员工被殴打致伤。我司是该市最大的企业,受如此大的侮辱群情激愤,多家媒体也汇聚该市,意在讨回公道,一场龙虎斗一触即发。面对如此紧急突发事件,集团总裁采取沉着、克制的心态,召开了专题会议,作出了四项决定:一是不得再打架,避免事态进一步发展;二是不得报道,避免企业陷入媒体旋涡;三是向分管政法的市委书记、公安局长、人大主任分头汇报,充分听取领导意见;四是委派我方律师主动同对方高管人员联系,就此事进行紧急沟通,表明我方的决定。对方总裁被我方的大度和理智所感动,主动上门道歉,看望伤员,承担了全部医疗费用,并按合同支付了欠款。良好的企业沟通还使两个企业成为了合作伙伴,使我司在当地政府和民众中的形象得到了极大提升。
    大家面临的市场经济是全球化的市场经济,竞争环境的变化日益加快。如何建立广泛、畅通的资源渠道并有效整合资源为企业服务已成为企业必须研究的重要课题。沟通将是这一课题的基本载体,企业内部管理也是如此。因此,现代企业必须将沟通列为战略问题来对待,企业才能更快、更稳、更健康的发展。

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